Postup pri administrovaní zahraničnej pracovnej cesty

Usmernenie upravuje postup odovzdávania tlačív na spracovanie zahraničných pracovných ciest v súlade s platnou smernicou č. 1/2014 o cestovných náhradách poskytovaných na Univerzite Mateja Bela v Banskej Bystrici:

• Referentka pre spracovanie zahraničných pracovných ciest (ďalej ZPC) pre FPV UMB (a FF UMB):
• Mgr. Margaréta Krkošová (margareta.krkosova@umb.sk; klapka na RMS UMB: 6728; klapka na FF UMB: 7414)
• kancelária v budove FPV a FF: vedľa vrátnice pri schodisku

• STRÁNKOVÉ HODINY, počas ktorých preberá aj vyúčtovania zo ZPC a mobilít na FPV UMB:
  utorok 13.00 - 15.00 hod.; štvrtok 09.00 – 15.00 (11.00 – 12:30 podateľňa, obed)

• Zamestnankyňa/zamestnanec pred vycestovaním na ZPC vyplní žiadosť o vystavenie príkazu na zahraničnú pracovnú cestu (ďalej žiadosť o ZPC) elektronickou formou v aplikácii, ktorá je dostupná na nasledujúcej adrese:
  
  https://ases.umb.sk
  
  Manuál na prihlásenie sa do aplikácie a vytvorenie novej žiadosti (vo formáte PDF) nájdete nižšie, v prílohách ku stránke.
• Elektronicky vypísaná žiadosť o ZPC sa v aplikácii automaticky pošle na schválenie súhlasu:
  • s vycestovaním, v aplikácii potvrdí nadriadená osoba,
  • s financovaním ZPC, v aplikácii potvrdí zodpovedná osoba za financovanie ZPC (riešiteľ projektu alebo zodpovedná osoba za bežné výdavky),
  • s rozpočtom, v aplikácii potvrdí referentka ekonomického oddelenia príslušnej fakulty, resp. inej súčasti UMB.
• Pri ZPC v rámci mobility programu Erasmus + bude žiadosť o ZPC automaticky pridelená referentke RMS UMB už po schválení priamo nadriadenou osobou.
• Zodpovedné osoby dostanú informatívny mail, ktorý ich upozorní, aby v aplikácii schválili/neschválili žiadosť o ZPC.
• Elektronicky schválená žiadosť o ZPC musí byť zaevidovaná RMS UMB 10 pracovných dní pred začiatkom ZPC. Žiadosť o ZPC je potrebné (v súlade s platnou smernicou) vybavovať v dostatočnom časovom predstihu.
• Schválená žiadosť o ZPC bude automaticky pridelená RMS UMB. Zodpovedná osoba RMS UMB spracuje žiadosť o ZPC a vystaví v systéme SOFIA príkaz na ZPC.
• Príkaz na ZPC bude elektronicky zaslaný na podpis mailom zamestnankyni/zamestnancovi spracovateľkou príkazu na ZPC z RMS UMB.
• Príkaz na ZPC podpísaný zamestnankyňou/zamestnancom a priamo nadriadenou osobou, ktorá svojím podpisom vyjadruje súhlas/nesúhlas s vycestovaním, doručí zamestnankyňa/zamestnanec alebo ňou/ním poverená osoba na ekonomické oddelenie fakulty, resp. inej súčasti UMB.
• Ekonomické oddelenie pošle podpísaný príkaz na ZPC zodpovednej osobe na RMS UMB, ktorá príkaz na ZPC vystavila.
• Po uskutočnení ZPC predkladá zamestnankyňa/zamestnanec do 20 dní na RMS správu z pracovnej cesty spolu so všetkými dokladmi k vyúčtovaniu ZPC.
• Vyúčtovanie zo systému SOFIA spolu s prefotenými podkladmi potrebnými na vyúčtovanie bude zaslané vnútornou poštou zamestnankyni/zamestnancovi.
• Vyúčtovanie ZPC podpísané zamestnankyňou/zamestnancom a priamo nadriadenou osobou je potrebné doručiť na ekonomické oddelenie fakulty, resp. inej súčasti UMB.
• Ekonomické oddelenie pošle podpísané vyúčtovanie ZPC zodpovednej osobe na RMS UMB, ktorá vyúčtovanie ZPC spracovala.

Platné od 6.9.2021